Goldene Regeln elektronische Rechnung für kleine- und mittelständige Unternehmen

Generell gelten diese goldenen Regeln für die elektronische Rechnung für alle Unternehmen, denn jeder kann bei vernünftigen Einsatz und optimalen Einsatz innerhalb seiner eigenen Rechnungsprozesse davon partizipieren.

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber in Deutschland mit Wirkung vom Juli 2013 die Anforderungen und Vorgaben extrem vereinfacht. Diese neue Gesetzgebung besagt, dass eine ordentliche Rechnungsprüfung inklusive Vorhaltung und Verweis auf die Belege wie Bestellung und/oder Lieferschein zum Vorsteuerabzug berechtigt. Knapp gesagt, können die Rechnung als Word oder PDF per Mail erhalten, es stört den Gesetzgeber nicht, so lange Sie an den Inhalten der Rechnung nachweisen können, von wem Sie die Rechnung erhalten haben und die in Rechnung gestellten Leistungen auch erhalten haben.

Genaue Anforderungen an die Inhalte entnehmen Sie bitte dem UStG §14 Absatz 4 und 5 oder der Onlinepräsenz des Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, unter http://www.ferd-net.de.

Was versteht der Verband der elektronischen Rechnung (VeR) unter kleinen- und mittelständigen Unternehmen? Hier folgen wir der Vorgabe der Handelskammern:

Mittelständige Unternehmen haben weniger als 500 Beschäftigte und einen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro (Quelle Handelskammer Hamburg).
Kleine Unternehmen haben weniger als 10 Beschäftigte und einen Jahresumsatz von unter 1 Million Euro (Quelle Handelskammer Hamburg).

Als Kürzel verwenden wir für die kleinen- und mittelständigen Unternehmen im Folgenden “KMU”.

Da jedes Unternehmen sowohl Rechnungen empfängt als auch versendet, wurden die Regeln auch entsprechend getrennt.

Bei den meisten Dingen wie die Organisation der elektronischen Ablage, einer Archivierung oder den Umgang mit Mails kann Ihnen ein Dienstleister oder jemand mit fundierten Kenntnissen behilflich sein. Grundsätzlich sind dies einmalige Aufwände, die anschließend nur noch konsequent gelebt werden müssen. Und Sie sparen Geld und Zeit!

Dokumente

Golgene Regeln des E-Invoicing für KMU (251 kB)

EU-Richtlinie bringt neuen Rückenwind für E-Invoicing

München, 01. April 2014: Am 11. März 2014 hat das Europaparlament die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen angenommen. Die endgültige Verabschiedung wird für April erwartet. Kernpunkte der Richtlinie: ein EU-weiter Standard zum Austausch strukturierter Rechnungsdaten sowie die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber und Vergabestellen, standardkonforme E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Die neue Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung sieht für digitale Rechnungen an öffentliche Stellen EU-einheitliche Formate vor. Damit markiert sie nicht nur einen Meilenstein auf dem Weg zum effizienten papierlosen E-Government (gemäß der „Digitalen Agenda für Europa“). Sie will auch Hemmnisse im grenzüberschreitenden Handel beseitigen, die aus der Vielzahl länderspezifischer Rechnungsstandards resultieren. Außerdem sollen die Handelspartner von einer leichteren, schnelleren, rechtssicheren und kostensparenden Rechnungsabwicklung profitieren.

Konzept mit hohen Anforderungen

Die EU-einheitliche E-Rechnung soll sich komplett maschinell und vollautomatisiert verarbeiten lassen. Bei Rechnungen, die als E-Mail oder E-Mail-Anhang (z. B. PDF-Datei) verschickt werden, ist das nicht möglich. Ein strukturiertes Datenformat ist also Bedingung. Ausgehend davon wird für den neuen Rechnungsstandard Folgendes gefordert:

Definierte Rechnungs-Pflichtangaben (Kernelemente) unter Berücksichtigung geltender Vorschriften, etwa hinsichtlich Mehrwertsteuerausweis u. a.
Ein semantisches Datenmodell, das Logik und Eindeutigkeit der Rechnungsdaten garantiert
Bewährte Datensprachen (Syntaxen) für eine reibungslose Kommunikation zwischen Sender- und Empfängersystem
Ausreichender Schutz personenbezogener Daten
Verzicht auf einen Signaturzwang
Kompatibilität mit länderspezifischen Rechnungsnormen, die national anwendbar bleiben sollen
Kompatibilität mit internationalen Rechnungsnormen, um den Geschäfts- und Rechnungsverkehr zwischen EU und Drittstaaten zu erleichtern
Eignung auch für den privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr
Technologie-, Plattform- und Applikationsneutralität, um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden

Spagat zwischen Pflicht und Kür

„Mit der Richtlinie führen wir eine praktikable europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung ein, die von allen Kommunen zwingend akzeptiert werden muss“, so Birgit Collin-Langen, Mitglied und Berichterstatterin des Europaparlaments, und sie ergänzt: „Rechnungssteller sollen im Gegensatz dazu frei entscheiden können, ob sie weiterhin auf dem ‚traditionellen‘ Weg ihre Rechnung schreiben oder von der neuen Norm Gebrauch machen möchten.“ Allerdings steht es den Mitgliedstaaten frei, im Rahmen öffentlicher Aufträge auf elektronische Rechnungen zu bestehen. Einige Länder tun das bereits mit nationalen Standards, so etwa Österreich mit seiner „e-Rechnung an den Bund“. Einen gewissen Spielraum haben auch die einzelnen Kommunen, wenn es an die Umsetzung geht. Während größere Vergabestellen den neuen Standard binnen anderthalb Jahren einführen müssen, können sich kleinere Vergabestellen zweieinhalb Jahre Zeit lassen.

Gesamtumstellung bis spätestens 2019

Die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung tritt am 20. Tag nach ihrer offiziellen Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Spätestens drei Jahre danach sollen die Fundstelle der Norm und die Liste zulässiger Syntaxen veröffentlicht werden. Erst dann beginnen die Umsetzungsfristen für die Kommunen. Unterm Strich heißt das: Eine flächendeckende Einführung des neuen Rechnungsstandards bei öffentlichen Stellen ist erst 2019 zu erwarten. Also drei Jahre später, als ein Beschluss vom 20. April 2012 vermuten ließ. Darin hatte sich das EU-Parlament dafür ausgesprochen, die E-Rechnung für öffentliche Aufträge schon bis 2016 vorzuschreiben. Immerhin läge wenigstens die Vorschrift im Zeitplan, würde die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung demnächst verabschiedet.

Vorteile für Staat und Wirtschaft

Am Ende soll sich die Einführung des neuen Rechnungsstandards für alle lohnen: dank der wirtschaftlichen und ökologischen Vorteile digitaler Rechnungen. So erwartet die EU allein bei öffentlichen Ausschreibungen Einsparungen in Milliardenhöhe. „Durch die Umstellung von Papier auf eine vollautomatisierte Rechnungsstellung können die Kosten für den Erhalt einer Rechnung von 30 bis 50 EUR auf 1 EUR gesenkt werden.“ Das erklärt Michel Barnier, der für Binnenmarkt und Dienstleistungen zuständige EU-Kommissar, im Juni 2013. Ergänzend stellt Birgit Collin-Langen im März 2014 fest: „Dazu werden tausende Tonnen an Papier […] eingespart.”

Auch für Unternehmen liegen die Vorteile auf der Hand. Denn Digitalisierung gestaltet die Rechnungsabwicklung effizienter und spart dadurch vor allem Zeit und Geld. Ein paar Beispiele:

sofortige Einsparung von Porto-, Druck- und Materialkosten
schnellere Rechnungsstellung
verbesserter Cashflow durch frühere Zahlungsziele
mögliche Prozesskostenreduktion um bis zu 80 %

Lösungen für Unternehmen jeder Branche und Größe

Der neue Rechnungsstandard muss mittels anwenderfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme umsetzbar sein. So fordert es die EU-Richtlinie. Denn nur dann wird die E-Rechnung auch weniger IT-affinen Nutzern und kleineren Unternehmen gerecht. Vor diesem Hintergrund eröffnet Neopost E-Invoicing beste Perspektiven.

Diese webbasierte Portallösung (mit ausschließlich deutschen Servern!) bietet eine intuitive Bedienoberfläche und ist bedarfsgerecht skalierbar: von der digitalen Rechnungsstellung bis zur vollautomatisierten Verarbeitung von Aus- und Eingangsrechnungen. Außerdem können Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne groß zu investieren oder bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen umzustellen.

Für digitale Ausgangsrechnungen bedarf es nur eines virtuellen Druckertreibers, dem die Rechnungsdaten übergeben werden. Er sendet diese verschlüsselt ans E-Invoicing-Portal. Dort werden sie standardkonform aufbereitet und verschickt. Druckertreiber und Portalanmeldung sind kostenfrei. Die Einrichtungsgebühr für das individuelle Rechnungsformular ist minimal. Und der Rechnungsversand kostet deutlich weniger als eine Briefmarke.

Das E-Invoicing-Portal unterstützt nicht nur alle gängigen Standards, sondern setzt auch neue Normen frühzeitig um. Das hat Neopost, Europas führender Anbieter für kosten- und prozessoptimiertes Dokumentenmanagement, wiederholt unter Beweis gestellt. Zuletzt für Österreich, wo Rechnungen an Bundesdienststellen seit Januar 2014 in strukturierten Einheitsformaten eingehen müssen. Mit Neopost E-Invoicing sind Unternehmen also auf der sicheren Seite und können dem neuen EU-Standard gelassen entgegensehen.

Über Neopost

Der französische börsennotierte Konzern Neopost ist Europas größter und weltweit zweitgrößter Anbieter für Postbearbeitungssysteme. Neopost hat Direktvertretungen in 29 Ländern, beschäftigt 5.900 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2012 einen Jahresumsatz von über 1 Mrd. Euro. Neopost bietet seine Produkte und Dienstleistungen in über 90 Ländern an. Neopost ist ein führender Anbieter auf den Märkten für Poststellenausrüstungen und Logistiklösungen und liefert technologisch fortschrittliche Lösungen für das Frankieren, Falzen, Kuvertieren und Adressieren sowie für das Logistikmanagement und die Sendungsnachverfolgung. Außerdem bietet Neopost eine komplette Dienstleistungspalette, etwa in den Bereichen Softwarelösungen, Consulting, Kundendienst und Finanzierung. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsengeführt und im SBF-120-Index aufgeführt.

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