EU-Richtlinie bringt neuen Rückenwind für E-Invoicing
München, 01. April 2014: Am 11. März 2014 hat das Europaparlament die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen angenommen. Die endgültige Verabschiedung wird für April erwartet. Kernpunkte der Richtlinie: ein EU-weiter Standard zum Austausch strukturierter Rechnungsdaten sowie die Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber und Vergabestellen, standardkonforme E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Die neue Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung sieht für digitale Rechnungen an öffentliche Stellen EU-einheitliche Formate vor. Damit markiert sie nicht nur einen Meilenstein auf dem Weg zum effizienten papierlosen E-Government (gemäß der „Digitalen Agenda für Europa“). Sie will auch Hemmnisse im grenzüberschreitenden Handel beseitigen, die aus der Vielzahl länderspezifischer Rechnungsstandards resultieren. Außerdem sollen die Handelspartner von einer leichteren, schnelleren, rechtssicheren und kostensparenden Rechnungsabwicklung profitieren.
Konzept mit hohen Anforderungen
Die EU-einheitliche E-Rechnung soll sich komplett maschinell und vollautomatisiert verarbeiten lassen. Bei Rechnungen, die als E-Mail oder E-Mail-Anhang (z. B. PDF-Datei) verschickt werden, ist das nicht möglich. Ein strukturiertes Datenformat ist also Bedingung. Ausgehend davon wird für den neuen Rechnungsstandard Folgendes gefordert:
- Definierte Rechnungs-Pflichtangaben (Kernelemente) unter Berücksichtigung geltender Vorschriften, etwa hinsichtlich Mehrwertsteuerausweis u. a.
- Ein semantisches Datenmodell, das Logik und Eindeutigkeit der Rechnungsdaten garantiert
- Bewährte Datensprachen (Syntaxen) für eine reibungslose Kommunikation zwischen Sender- und Empfängersystem
- Ausreichender Schutz personenbezogener Daten
- Verzicht auf einen Signaturzwang
- Kompatibilität mit länderspezifischen Rechnungsnormen, die national anwendbar bleiben sollen
- Kompatibilität mit internationalen Rechnungsnormen, um den Geschäfts- und Rechnungsverkehr zwischen EU und Drittstaaten zu erleichtern
- Eignung auch für den privatwirtschaftlichen Rechnungsverkehr
- Technologie-, Plattform- und Applikationsneutralität, um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden
Spagat zwischen Pflicht und Kür
„Mit der Richtlinie führen wir eine praktikable europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung ein, die von allen Kommunen zwingend akzeptiert werden muss“, so Birgit Collin-Langen, Mitglied und Berichterstatterin des Europaparlaments, und sie ergänzt: „Rechnungssteller sollen im Gegensatz dazu frei entscheiden können, ob sie weiterhin auf dem ‚traditionellen‘ Weg ihre Rechnung schreiben oder von der neuen Norm Gebrauch machen möchten.“ Allerdings steht es den Mitgliedstaaten frei, im Rahmen öffentlicher Aufträge auf elektronische Rechnungen zu bestehen. Einige Länder tun das bereits mit nationalen Standards, so etwa Österreich mit seiner „e-Rechnung an den Bund“. Einen gewissen Spielraum haben auch die einzelnen Kommunen, wenn es an die Umsetzung geht. Während größere Vergabestellen den neuen Standard binnen anderthalb Jahren einführen müssen, können sich kleinere Vergabestellen zweieinhalb Jahre Zeit lassen.
Gesamtumstellung bis spätestens 2019
Die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung tritt am 20. Tag nach ihrer offiziellen Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Spätestens drei Jahre danach sollen die Fundstelle der Norm und die Liste zulässiger Syntaxen veröffentlicht werden. Erst dann beginnen die Umsetzungsfristen für die Kommunen. Unterm Strich heißt das: Eine flächendeckende Einführung des neuen Rechnungsstandards bei öffentlichen Stellen ist erst 2019 zu erwarten. Also drei Jahre später, als ein Beschluss vom 20. April 2012 vermuten ließ. Darin hatte sich das EU-Parlament dafür ausgesprochen, die E-Rechnung für öffentliche Aufträge schon bis 2016 vorzuschreiben. Immerhin läge wenigstens die Vorschrift im Zeitplan, würde die Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung demnächst verabschiedet.
Vorteile für Staat und Wirtschaft
Am Ende soll sich die Einführung des neuen Rechnungsstandards für alle lohnen: dank der wirtschaftlichen und ökologischen Vorteile digitaler Rechnungen. So erwartet die EU allein bei öffentlichen Ausschreibungen Einsparungen in Milliardenhöhe. „Durch die Umstellung von Papier auf eine vollautomatisierte Rechnungsstellung können die Kosten für den Erhalt einer Rechnung von 30 bis 50 EUR auf 1 EUR gesenkt werden.“ Das erklärt Michel Barnier, der für Binnenmarkt und Dienstleistungen zuständige EU-Kommissar, im Juni 2013. Ergänzend stellt Birgit Collin-Langen im März 2014 fest: „Dazu werden tausende Tonnen an Papier […] eingespart.”
Auch für Unternehmen liegen die Vorteile auf der Hand. Denn Digitalisierung gestaltet die Rechnungsabwicklung effizienter und spart dadurch vor allem Zeit und Geld. Ein paar Beispiele:
- sofortige Einsparung von Porto-, Druck- und Materialkosten
- schnellere Rechnungsstellung
- verbesserter Cashflow durch frühere Zahlungsziele
- mögliche Prozesskostenreduktion um bis zu 80 %
Lösungen für Unternehmen jeder Branche und Größe
Der neue Rechnungsstandard muss mittels anwenderfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme umsetzbar sein. So fordert es die EU-Richtlinie. Denn nur dann wird die E-Rechnung auch weniger IT-affinen Nutzern und kleineren Unternehmen gerecht. Vor diesem Hintergrund eröffnet Neopost E-Invoicing beste Perspektiven.
Diese webbasierte Portallösung (mit ausschließlich deutschen Servern!) bietet eine intuitive Bedienoberfläche und ist bedarfsgerecht skalierbar: von der digitalen Rechnungsstellung bis zur vollautomatisierten Verarbeitung von Aus- und Eingangsrechnungen. Außerdem können Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, ohne groß zu investieren oder bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen umzustellen.
Für digitale Ausgangsrechnungen bedarf es nur eines virtuellen Druckertreibers, dem die Rechnungsdaten übergeben werden. Er sendet diese verschlüsselt ans E-Invoicing-Portal. Dort werden sie standardkonform aufbereitet und verschickt. Druckertreiber und Portalanmeldung sind kostenfrei. Die Einrichtungsgebühr für das individuelle Rechnungsformular ist minimal. Und der Rechnungsversand kostet deutlich weniger als eine Briefmarke.
Das E-Invoicing-Portal unterstützt nicht nur alle gängigen Standards, sondern setzt auch neue Normen frühzeitig um. Das hat Neopost, Europas führender Anbieter für kosten- und prozessoptimiertes Dokumentenmanagement, wiederholt unter Beweis gestellt. Zuletzt für Österreich, wo Rechnungen an Bundesdienststellen seit Januar 2014 in strukturierten Einheitsformaten eingehen müssen. Mit Neopost E-Invoicing sind Unternehmen also auf der sicheren Seite und können dem neuen EU-Standard gelassen entgegensehen.
Über Neopost
Der französische börsennotierte Konzern Neopost ist Europas größter und weltweit zweitgrößter Anbieter für Postbearbeitungssysteme. Neopost hat Direktvertretungen in 29 Ländern, beschäftigt 5.900 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2012 einen Jahresumsatz von über 1 Mrd. Euro. Neopost bietet seine Produkte und Dienstleistungen in über 90 Ländern an. Neopost ist ein führender Anbieter auf den Märkten für Poststellenausrüstungen und Logistiklösungen und liefert technologisch fortschrittliche Lösungen für das Frankieren, Falzen, Kuvertieren und Adressieren sowie für das Logistikmanagement und die Sendungsnachverfolgung. Außerdem bietet Neopost eine komplette Dienstleistungspalette, etwa in den Bereichen Softwarelösungen, Consulting, Kundendienst und Finanzierung. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsengeführt und im SBF-120-Index aufgeführt.
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