Die Frage der Originalrechnung im Provider-Modell

Autoren: Stefan Groß, Bernhard Lindgens¹ und Stefan Heinrichshofen

Für den Versand sowie den Empfang elektronischer Rechnungen setzen Unternehmen häufig auf den Einsatz spezialisierter Dienstleister, sog. “Service-Provider”. Diese übernehmen dann die Rolle, Rechnungen in allen gängigen Formaten zu erzeugen (Ausgangsseite) bzw. diese in unterschiedlichen Formaten entgegenzunehmen (Eingangsseite).

Da die entsprechenden Prozesse regelmäßig auch Datenkonvertierungen vorsehen, insbesondere um dem Rechnungsempfänger die automatisierte Übernahme und Verarbeitung zu ermöglichen, stellt sich aus umsatzsteuerlicher Sicht die Frage nach dem Verbleib des Rechnungsoriginals.

Als Original der Rechnung ist stets das finale, an den Leistungsempfänger zu übermittelnde Dokument anzusehen, dessen Besitz zugleich den belegmäßigen Nachweis für den Vorsteuerabzug darstellt. Auf Anforderung der Finanzbehörde hat der Steuerpflichtige gemäß § 97 AO Urkunden, wozu u. a. auch Rechnungen gehören, vorzulegen. Dies hat nach der Rechtsprechung regelmäßig durch die Vorlage des Originals zu geschehen.

Ausgehend von der Grundregel, dass als Original mithin stets das gilt, was der Rechnungsempfänger seiner Legitimation zum Vorsteuerabzug zugrunde legt, werden in diesem Artikel die zwei im Markt gängigen Vorgehensweisen dargestellt:

Fall 1: Rechnungserstellung durch den Leistenden
Fall 2: Rechnungserstellung durch den Provider

¹Dipl.-Fw. Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern, Bonn. Der Beitrag wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst.

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Die Frage der Originalrechnung im Providermodell (186 kB)

Neuer Leitfaden: Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Mit der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist der elektronische Rechnungsaustausch auch bei der öffentlichen Verwaltung endgültig angekommen. Gerade für öffentliche Auftraggeber des Bundes, aber auch für diejenigen in Ländern und Gemeinden, wird es daher Zeit zu handeln.

Das Problem: Trotz eines knappen Zeitplans für die Umsetzung herrscht vielerorts noch ein gewisses Maß an Ungewissheit darüber, welche Vorgaben gelten und wie die Implementierung der notwendigen Prozesse bestmöglich erfolgen kann.

Der neue Leitfaden “Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung – Ein Leitfaden für die praktische Umsetzung” leistet praxisorientierte Hilfestellung für die Implementierung der E-Rechnung:Neben einem umfassenden Überblick, was Entscheider in der Verwaltung bei der Einführung der E-Rechnung unbedingt beachten sollten, geben die erfahrenen Experten grundlegende Denkanstöße und zeigen mögliche Erfolgsstrategien auf, mit denen die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang für alle Beteiligten zum kosten- und zeitsparenden Erfolg wird.