E-Invoicing als KI-Invoicing?
Wie Künstliche Intelligenz die E-Rechnung verbessert
Elektronischer Rechnungsaustausch gilt als schnell und effizient. Eine besonders große Rolle kommt dabei der Verarbeitung und Analyse von Daten zu. Hier finden auch Technologien wie Künstliche Intelligenz ein breites Einsatzfeld. Ob KI in Zukunft alle Rechnungen steuert, wie es mit Datenqualität und Datensicherheit aussieht und ob Buchhalter bald von Robotern ersetzt werden, zeigt der Praxistest von “KI-Invoicing”.
Seit der elektronische Rechnungsversand immer beliebter wird, nimmt die Bedeutung von Papier kontinuierlich ab. Weltweit gibt es entsprechende Richtlinien und auch Deutschland steuert immer stärker in die digitale Richtung – ab 27.11. ist die XRechnung Pflicht beim B2G-Austausch auf Bundesebene. Je mehr Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden, desto wichtiger werden Validierung und Konvertierung der Daten. Schließlich gehen in einem Unternehmen nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Dokumente von verschiedenen Sendern ein. Die darin enthaltenen Daten müssen dann auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Daraufhin wird jede Datei in das vom Empfänger gewünschte Format konvertiert. Eine moderne E-Invoicing-Software kann diese Prozesse mit elektronischem Datenaustausch, kurz EDI, korrekt und effizient umsetzen. Warum also eine Künstliche Intelligenz nachlagern, wenn EDI bereits korrekt inspiziert und transferiert?
1. Für Trends und Muster tiefer in die Materie tauchen
Eine Künstliche Intelligenz kann viel tiefer gehen als EDI-Anwendungen dies tun. EDI sorgt für korrekte Daten und ist mit einem Handwerker zu vergleichen, der sauberes Handwerk abliefert und ein Fundament für weitere Prozess-Schritte gießt. KI wäre bei diesem Vergleich ein Psychologe, der in strukturierte und unstrukturierte Daten eintaucht und diese analysiert. So kommen wiederkehrende Trends und Muster in den fachmännisch gezimmerten Datensätzen zum Vorschein. Wer sie erkennt, kann aus ihnen lernen, um neue, genauere Geschäftsregeln zu entwickeln. Mit diesem Ansatz lässt sich nicht nur die Intelligenz von E-Invoicing-Lösungen erhöhen, sondern auch ihre Leistung deutlich steigern.
2. Effizienter und mit ganz neuen Funktionen arbeiten
Mit der Fähigkeit zur tiefen Analyse von Daten kann Künstliche Intelligenz weitere Steigerungen der Effizienz erzielen. So lassen sich vorhandene Funktionen erweitern oder völlig neue Funktionalitäten im Rechnungswesen einführen, zum Beispiel die Erkennung von Anomalien. Anhand von historischen Daten und einer gründlichen Analyse des Datenverkehrs kann das System zum Beispiel problemlos feststellen, ob ein spezifischer Kunde bestimmte Dokumente erhalten beziehungsweise senden muss oder nicht. Ebenso lassen sich Probleme beim Dokumentenaustausch ermitteln, die auf einen Ausfall des unternehmensinternen ERP-Systems oder die Nichtverfügbarkeit des Kommunikationskanals zurückzuführen sind. In einem solchen Fall meldet das System dem Benutzer, dass die Infrastruktur eine Reparatur erfordert. Weiterhin ermöglicht KI die automatische Zuordnung bei komplexen Prozessen, wo Rechnungspositionen zu den entsprechenden Kostenstellen bzw. Hauptkonten zugeordnet werden. Dies kann durchaus herausfordernd sein, wenn es um die Einordnung von Teil oder Sammelrechnungen geht oder zu einer Bestellung mehrere Rechnungen existieren oder mehrere Bestellungen in einer Rechnung zusammengefasst wurden.
3. Komplexe Prozesse wie Touchless E-Invoicing umsetzen
Auch in anderer Hinsicht kann Künstliche Intelligenz die Komplexität senken und aufwendige Prozesse vereinfachen, zum Bespiel beim elektronischen Dokumentenaustausch an sich. Der Austausch der Dokumente ist ein umfassender Prozess. Zum Teil liegt dies an der großen Anzahl an miteinander zu integrierenden Komponenten: Buchhaltungssystem des Kundenunternehmens, Software für digitale Rechnungsverarbeitung (AP-/AR-Automatisierung), üblicherweise zwei Datenübertragungskanäle und schließlich ein ERP-System des Geschäftspartners. Das E-Invoicing-System muss also in die Lage versetzt werden, die Muster zu erlernen, nach denen sämtliche Vorgänge im elektronischen Rechnungsstellungsprozess zu erfolgen haben, um im Falle von Abweichungen Probleme selbstständig zu lösen oder einen Fehlerbericht auszugeben. Genau an dieser Stelle findet Künstliche Intelligenz ihr Einsatzfeld. Zu guter Letzt kann KI-Technologie die Umsetzung des sogenannten Touchless E-Invoicing forcieren. So kann ein noch größerer Umfang an Dokumenten ohne menschliches Zutun ausgetauscht werden.
Wie stellt sich E-Invoicing mit Künstlicher Intelligenz also in der Praxis dar? Stellen Sie sich vor, Sie hätten plötzlich ausreichend Rechenleistung, um hunderttausende Rechnungen effizient zu verarbeiten, riesige Datenmengen nach Ihren Wunschvorstellungen zu ordnen sowie jede einzelne Transaktion, die Sie jemals durchgeführt haben, innerhalb von Sekunden aufzuspüren und zu prüfen. Mit dieser Leistung können Sie vollumfänglich von Skaleneffekten profitieren, haben volle Kostenkontrolle und können Ihre Lieferkette wesentlich wirksamer verwalten. Und zu guter Letzt die Frage, ob Künstliche Intelligenz für die Mitarbeiter im Rechnungswesen eine Konkurrenz darstellt: KI ist eine Unterstützung, welche die Mitarbeiter bei zeitraubenden Tätigkeiten unterstützt und ihnen zuarbeitet, um auf Basis fundierter Daten die richtigen Entscheidungen zu treffen.
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