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Elektronische Rechnungen an Bund, Länder & Gemeinden
Dass sukzessive alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland auf den elektronischen Empfang von Rechnungen, vorzugsweise im Format XRechnung, umstellen, ist klar. Doch wann genau die entsprechenden Vorschriften greifen, welche Unterschiede es auf Bundes- und Landesebene gibt – und wo zukünftig nur noch mit elektronischen Rechnungen abgerechnet werden kann, hat der VeR an dieser Stelle für Sie zusammengestellt. Die bereitgestellten Informationen werden fortlaufend aktualisiert.
Sollte etwas fehlen, schreiben Sie uns einfach: presse@verband-e-rechnung.org
Elektronische Rechnungen
an die Verwaltung
Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 EUR müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Dabei besteht die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen für Bundesministerien und die Verfassungsorgane bereits seit dem 27.11.2018. Schon Ende 2019 folgten alle übrigen Bundesstellen, danach alle weiteren öffentlichen Auftraggeber, auch auf Landes- und kommunaler Ebene.
Ab dem 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Ansonsten werden diese abgelehnt.
Wer ist betroffen?
- 11/2018: Oberste Bundesbehörden
- 11/2019: Auftraggeber des Bundes
- 2018-2020: Auftraggeber der Länder
- 2018-2020: Kommunale Auftraggeber
Die Regelungen auf Länderebene unterscheiden sich dagegen zum Teil erheblich voneinander.
Als Leitorganisation der E-Invoicing-Branche hat es sich der Verband elektronische Rechnung (VeR) zur Aufgabe gemacht, die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch mit den Behörden für alle Beteiligten – gerade auch für Lieferanten – so gut wie möglich zu unterstützen.
Die folgenden Informationen sowie die übersichtliche Darstellung der landesspezifischen Ausgestaltung der EU-Vorgaben sollen Sie als Anwender dabei unterstützen.
AKTUELLES ZUR XRECHNUNG IN DEUTSCHLAND
Die neuesten Entwicklungen, Fachartikel und Informationen rund um den umweltschonenden, rechtssicheren und kostensparenden E-Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand in Deutschland haben wir in dieser Rubrik für Sie zusammengestellt.
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Stand der E-Rechnung in den Bundesländern
Wir geben Ihnen in dieser Karte eine Übersicht über den jeweiligen Umsetzungsstand zur elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in den 16 deutschen Bundesländern.
Um die individuellen Informationen zu einem bestimmten Bundesland aufzurufen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger auf der interaktiven Karte.
Quellen: XimantiX, Bonpago, IT-Planungsrat u.a.
Hinweis: Leider können wir aufgrund der unzähligen Quellen, Entwicklungen und Änderungen in den Ländern weder eine permanente Aktualität noch absolute Korrektheit aller Angaben garantieren.
Sie haben fachliche Fragen?
Dr. Donovan Pfaff
VeR Experte
Dr. Donovan Pfaff unterstützt seit mehr als 15 Jahren als Geschäftsführer der Bonpago GmbH die öffentliche Verwaltung, Unternehmen und Banken bei der Einführung von elektronischen Rechnungen und der damit verbundenen Optimierung im Finanz- und Rechnungswesen (Shared Services, Workflow, Archivierung, Working Capital Management).
Durch die Analyse von weit über 300 Unternehmen im In- und Ausland sowie zahlreichen Forschungsprojekten und Aufträgen in der Öffentlichen Verwaltung, gilt er als Vordenker in diesem Segment und hat mit seinem Buch „Financial Supply Chain Management“ ein Standardwerk im elektronischen Rechnungs-austausch vorgelegt. Dr. Donovan Pfaff arbeitet in allen wichtigen nationalen und internationalen Foren zum elektronischen Rechnungsaustausch mit. Dr. Donovan Pfaff leitet den neu formierten AK eGovernement im VeR.
Häufige Fragen & Antworten
FAQ rund um die XRechnung
Sie haben weitere technische, prozessuale, rechtliche oder sonstige fachliche Fragen zum elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand in Deutschland? Gerne haben wir Ihnen im Folgenden die Antworten auf die wichtigsten Fragenkomplexe übersichtlich zusammengestellt.
Technische Fragen zu XRechnung & Co.
In welchem Format müssen elektronische Rechnung an die öffentliche Hand übermittelt/empfangen werden?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes besagt, dass E-Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind. Eine XRechnung ist eine spezifizierte Ausgestaltung einer eRechnung.
Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.
Sind so genannte “Hybridformate” zulässig?
Das E-Rechnungsgesetz des Bundes definiert eine Rechnung als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Die E-Rechnungsverordnung stellt sogar klar, dass eine E-Rechnung grundsätzlich als XRechnung einzureichen ist. Da der Standard XRechnung auf eine bildhafte Darstellung der Rechnung (z. B. PDF) verzichtet, sind hybride Rechnungen (z. B. XML-Rechnung in eine PDF/A-3-Rechnung eingebettet) streng genommen nicht zulässig.
Rechtliche Fragen zu XRechnung & Co.
Was ist eine Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie?
Für die Zwecke der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen bezeichnet der Ausdruck…
- „elektronische Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht;
- „Kernelemente einer elektronischen Rechnung“ eine Reihe wesentlicher Informationsbestandteile, die in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen und für die grenzübergreifende Interoperabilität unerlässlich sind, darunter auch die Informationen, die zur Gewährleistung der Einhaltung der Rechtsvorschriften erforderlich sind;
- „semantisches Datenmodell“ eine strukturierte und logisch verknüpfte Reihe von Begriffen und ihren Bedeutungen, die die Kernelemente einer elektronischen Rechnung wiedergibt;
- „Syntax“ die maschinenlesbare Sprache oder den Dialekt einer maschinenlesbaren Sprache, die bzw. der für die Darstellung der in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Datenelemente verwendet wird;
- „Syntax-Vorgaben“ Leitfäden für die Darstellung eines semantischen Datenmodells für eine elektronische Rechnung in den verschiedenen Syntaxen;
- „öffentliche Auftraggeber“ öffentliche Auftraggeber im Sinne, des Artikels 1 Nummer 17 der Richtlinie 2009/81/EG, des Artikels 6 Absatz 1 der Richtlinie 2014/23/EU und des Artikels 2 Absatz 1 Nummer 1 der Richtlinie 2014/24/EU
- „subzentrale öffentliche Auftraggeber“ subzentrale öffentliche Auftraggeber im Sinne des Artikels 2 Absatz 1 Nummer 3 der Richtlinie 2014/24/EU
- „zentrale Beschaffungsstelle“ eine zentrale Beschaffungsstelle im Sinne des Artikels 2 Absatz 1 Nummer 16 der Richtlinie 2014/24/EU;
- „Auftraggeber“ Auftraggeber im Sinne des Artikels 1 Nummer 17 der Richtlinie 2009/81/EG, des Artikels 7 Absätze 1 und 2 der Richtlinie 2014/23/EU und des Artikels 4 Absatz 1 der Richtlinie 2014/25/EU;
- „internationale Norm“ eine internationale Norm im Sinne des Artikels 2 Absatz 1, Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 1025/2012.
- „europäische Norm“ eine europäische Norm im Sinne des Artikels 2 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 1025/2012.
Wichtig: Der Begriff ist nicht ganz deckungsgleich mit dem von §14 UStG.
Wer muss elektronische Rechnungen verpflichtend übertragen?
Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern des Bundes sind verpflichtet, ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 unter Berücksichtigung der Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) des Bundes elektronisch einzureichen. Es gelten Bagatell- sowie sicherheitsbezogene Ausnahmen.
Öffentliche Auftraggeber werden sukzessive verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Dies ist aber abhängig von dem jeweiligen Landesgesetz bzw. der Regelung in einem Bundesland.
Verpflichtungen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen sind von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig und noch nicht abschließend geregelt.
Woher weiß ich, ob ich (von der Pflicht zur E-Rechnung) betroffen bin?
Der Bund informiert sowohl die Bundesverwaltung als auch Lieferanten und Dienstleister über bevorstehende Änderungen.
Inwiefern Auftraggeber von den gesetzlichen Vorgaben betroffen sind, müssen diese individuell anhand ihrer Voraussetzungen prüfen.
Lieferanten und Dienstleister werden darüber hinaus im Rahmen der Beauftragung vom öffentlichen Auftraggeber über die Möglichkeit – beziehungsweise die Pflicht – zur elektronischen Rechnungsstellung informiert.
Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn eine Rechnung nicht elektronisch übermittelt wird?
Für Rechnungsempfänger des Bundes ist bereits klar:
Eine Rechnung, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht, wird nicht angenommen und nicht bezahlt!
Dies gilt jedoch nur für die Rechnungen von Lieferanten, die nach der E-Rech-VO des Bundes verpflichtet sind, ab dem 27.11.2020 Rechnungen zwingend als elektronische Rechnung einzureichen.
Ab welchem Zeitpunkt besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes sind ab 27.11.2018 verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen. Für sonstige Einrichtungen, die unter die E-Rech-VO des Bundes fallen, gilt der 27.11.2019 als Stichtag.
Achtung: Bei Einrichtungen, die unter Landesrecht fallen, können abweichende Termine wie der 18.04.2020 maßgeblich sein.
Gemäß der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) des Bundes sind Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnung elektronisch einzureichen. Eine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung an Landeseinrichtungen und Kommunen hängt von der Umsetzung der Länder ab.
Gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung?
Gemäß § 3 Absatz 3 der E-Rech-VO des Bundes gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro gestellt werden, die den Ausnahmeregelungen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten (§ 8) oder für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland (§ 9) unterliegen. Gleiches gilt für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Welche Informationen sind für die Aufbewahrung beim RechnungsSTELLER im Rahmen der GoBD relevant?
Alle Informationen, die erforderlich sind um den Rechnungsinhalt (inkl. Strukturinformationen) belegen zu können sind relevant. Dabei ist die “Ausgangsrechnung” in dem Format vorzuhalten, in dem sie erstellt wurde (wenn elektronisch, dann auch im ursprünglichen Format).
Detaillierte Angaben liefert das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.
Welche Informationen sind für die Aufbewahrung beim RechnungsEMPFÄNGER im Rahmen der GoBD relevant?
Alle Informationen, die erforderlich sind um den empfangenen Rechnungsinhalt (inkl. Strukturinformationen) belegen zu können, sind relevant. Dabei ist die “Eingangsrechnung” in dem Format vorzuhalten, in dem sie empfangen wurde (wenn elektronisch, dann auch im ursprünglichen Format).
Detaillierte Angaben liefert das BMF-Schreiben vom 14.11.2014.
Gibt es Unterschiede bei den Aufbewahrungspflichten in Abhängigkeit von der Übertragungsart?
Grundsätzlich nein. Der “Umschlag” (E-Mail, Brief etc.) muss nicht aufbewahrt werden, wenn er keine relevanten Informationen beihaltet.
Prozesstechnische Fragen zu XRechnung & Co.
Muss für die Übertragung der elektronischen Rechnungen für alle Behörden eine zentrale Plattform des Staates genutzt werden?
Nein, es gibt mehrere Plattformen. Ziel ist es, mit einem Log-In alle Plattformen bedienen zu können.
Muss man sich auf den verschiedenen Plattformen registrieren?
Eine Registrierung der Rechnungssender an der ZRE des Bundes ist zwingend erforderlich. Mittelfristig wird dies das Servicekonto des Bundes sein, was viele weitere Verwaltungsdienstleistungen erreichbar macht.
Können die Rechnungen auch dezentral bzw. direkt an die öffentlichen Auftraggeber geschickt werden?
Rechnungssteller öffentlicher Auftraggeber des Bundes sind nach § 4 ERechV in Verbindung mit § 2 Abs. 2 Onlinezugangsgesetzes (OZG) verpflichtet, ein Verwaltungsportal für die elektronische Rechnungsstellung an Bundesbehörden zu verwenden.
Die Vorgaben für öffentliche Auftraggeber der Länder und Kommunen sind dagegen von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig und noch nicht abschließend geregelt.
Welche Übertragungsformate sind für die XRechnung möglich?
Ja, über die ZRE können selbst erstellte XRechnungen per E-Mail übertragen werden.
Webservice
Ja, die ZRE wird aktuell um einen Übertragungskanal PEPPOL erweitert, mit dem künftig auch die Einreichung von XRechnungen über einen Webservice möglich sein wird.
Fileupload
Ja, über die ZRE ist das Hochladen von selbst erstellten elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung über ein Webformular möglich.
Webformular
Ja, die ZRE bietet die Möglichkeit einer manuellen Erstellung von elektronischen Rechnungen mittels eines geführten Webformulars an.
Gibt es noch weitere Übertragungsmöglichkeiten darüber hinaus?
Ja, es sind tatsächlich noch weitere Übertragungswege zum ZRE des Bundes geplant. Diese werden allerdings erst später implementiert:
- Selbst erstellte XRechnungen können per De-Mail übertragen werden.
- Selbst erstellte XRechnungen können in einem automatisierten Informationsaustausch (Maschine-zu-Maschine-Kommunikation) aus eigener Software heraus übermittelt werden.
Wie werden Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne (ausgestellt von jPöR an Lieferanten) abgewickelt?
Hierbei handelt es sich um eine Rechnung, welche vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Das neue ZRE des Bundes ist jedoch nur auf den Rechnungseingang ausgelegt, sodass ein Upload bzw. eine “Zustellung” an den Leistungserbringer derzeit nicht vorgesehen ist.
Aus diesem Grund spricht § 2 Abs. 3 ERechV auch vom Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger – und nicht vom Leistungserbringer bzw. Leistungsempfänger.
Wo und wie registriert man sich?
Das ZRE des Bundes ist über folgende Webadresse erreichbar: https://xrechnung.bund.de
Nach der Eingabe aller erforderlichen Registrierungsdaten (Benutzername, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort) und dem Akzeptieren der Nutzungsbedingungen wird ein Aktivierungslink an die vom Nutzer hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Fachliche Fragen zu XRechnung & Co.
Welche Core invoice usage specification (CIUS) existiert für die CEN-Norm?
Eine aktuelle Liste der CIUS findet sich unter :
Gibt es eine zentrale Auskunftstelle mit Informationen zum Prozesses, zum Format und zur technischen Unterstützung?
Ja und nein. Die wichtigsten Informationsangebote des Bundes finden sich unter den folgenden Webadressen:
- https://www.beta.bund.de/DE/Leistung/99120003261000/Elektronische_Rechnung_Entgegennahme.html
- https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/moderne-verwaltung/zentrale-rechnungseingangsplattform.pdf?__blob=publicationFile&v=1
Informationen zum Standard XRechnung finden sich auf der Webseite der KoSiT unter:
Mitglieder im Verband elektronische Rechnung
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