Workbook: Rechnungsausgang optimieren

Ersten Erhebungen zufolge haben deutsche Unternehmen allein in den letzten zwölf Monaten über 18 Millionen Arbeitnehmer ganz oder teilweise ins Homeoffice geschickt – die dafür nötigen Digitalisierungsmaßnahmen dafür inbegriffen.

Es erscheint aus Sicht von VeR-Mitglied XimantiX daher nur folgerichtig, den aktuellen Schwung auch für alldiejenigen Digitalisierungsherausforderungen zu nutzen, die sich nicht “einfach so” umsetzen lassen. Denn genau hier liegt häufig das größte Optimierungs- und Einsparpotenzial.

Optimierter Rechnungsausgang als “Sprungbrett”?

Dabei eröffnet ein optimierter elektronischer Rechnungsausgang neben der handfesten, praktischen Problemlösung eine ganze Reihe weiterer Vorteile.

Denn damit einher gehen auch die folgenden, wirtschaftlich überaus positiven Nebeneffekte:

Senken der Fehlerquote

Abschaffen der Portokosten

Reduzieren des Materialverbrauchs (Papier, Tinte etc.)

Verkürzen der Zahlungsläufe

Garantieren der Zukunftsfähigkeit

Erhöhen der Servicequalität für eigene Kunden

Stellt sich also im Grunde nur die Frage: Ab wann genau macht sich eine solche Umstellung tatsächlich bezahlt, welche Hürden gilt es dafür zu meistern und was genau sollte man alles beachten, damit das Projekt “Optimierter Rechnungsausgang” zum gelungenen Eintritt in die Profiliga der digitalen Prozessoptimierung wird?

Das neue Frage-Antwort-Workbook von XimantiX zum elektronischen Rechnungsausgang soll deshalb nicht nur Überblick verschaffen. Es liefert auch ganz konkrete Optimierungsvorschläge und -ideen, die sich mitunter sofort und ohne großen Aufwand umsetzen lassen.

Tax Reporting und Clearance: Ein globaler Trend beim E-Invoicing?

Immer mehr Länder führen ein elektronisches Tax Reporting oder gar komplette Clearance-Systeme ein – und das nicht nur in der EU, sondern überall auf der Welt. Auch wenn die nationalen Regelungen teils erheblich variieren, scheinen sich zwei grundsätzliche Trends zu etablieren:

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung einschl. Formatvorgabe
Die Etablierung von elektronischen Meldepflichten wie z.B. SAF-T oder SII.

Zur Illustration sollen die aktuellen Entwicklungen in Griechenland, Ungarn und Ägypten näher beleuchtet werden.

Ungarn: Tax Reporting in Echtzeit

Ungarn gilt schon seit Jahren als ein Land mit höchst komplizierten Steuervorschriften – insbesondere im Bereich der Meldung mehrwertsteuerlicher Sachverhalte. Bereits seit dem Jahr 2013 erfordert die so genannte zusammenfassende Meldung die Auflistung aller Ein– und Ausgangsrechnungen. Im Jahr 2016 mussten die ungarischen Steuerpflichtigen zudem ihre Rechnungserstellungssoftware an die neuen Vorgaben zur Veröffentlichung von Daten über Ausgangsrechnungen (Prüfungsbericht) anpassen.

Die endgültige “digitale Revolution” folgte schließlich mit der Einführung der Echtzeitfakturierungsanforderung (RTIR) im Juli 2018. Echtzeit bedeutet in diesem Fall, dass die ungarischen Steuerpflichtigen ihre Ausgangsrechnungsdaten umgehend nach der Erstellung der Rechnung einzureichen haben.

Technisch gesehen handelt es sich bei RTIR um ein XML-basiertes Meldungssystem. Die Datenübertragung erfolgt dabei über eine REST API-Schnittstelle. Nach einer Überprüfung der eingereichten Angaben durch die ungarischen Steuerbehörden erhält das steuerpflichtige Unternehmen eine Rückmeldung mit dem entsprechenden Bestätigungsergebnis (anerkannt oder abgewiesen).

Hier erfahren Sie mehr zum elektronischen Steuersystem in Ungarn.

Griechenland: Mit digitalen Rechnungsdaten gegen die Mehrwertsteuerlücke

Auch Griechenland hat – wie viele andere Staaten in Europa – mit dem inzwischen immensen Umsatzsteuerbetrug zu kämpfen. Die korrespondierende Mehrwertsteuerlücke lag Schätzungen zufolge bei stattlichen 30 Prozent. Um hierfür spürbare Abhilfe zu sorgen, soll ab April 2021 ein System zur zwingenden Übermittlung von Steuerdaten, kurz myDATA, eingeführt werden. Im Kern zielt myDATA darauf ab, Steuer- und Buchhaltungsdaten (die so genannten E-Bücher) digital an die griechischen Steuerbehörden (AADE) zu übermitteln. Anschließend soll insbesondere geprüft werden, ob die in der Mehrwertsteuererklärung des Steuerpflichtigen aufgeführten Zahlen im Einklang mit den im E-Buch gemeldeten Werten stehen. Nach derzeitigem Stand ist davon auszugehen, dass die Übermittlung der Steuerdaten über myDATA ab Juli 2021 verpflichtend sein wird.

Bei der Einreichung über das Steuerportal myDATA soll dabei zwischen dem analytischen und dem zusammenfassenden E-Buch unterschieden werden. Ersteres umfasst Aufzeichnungen zu Verkäufen, Einkäufen, Lohnlisten sowie Anlagevermögen mit bestimmten ausführlichen Steuereigenschaften, beispielsweise: MwSt.-Kategorien (Raten), MwSt.-Ausnahmecode, Quellensteuereinstufung. Das zusammengefasste Buch hingegen beinhaltet lediglich die für eine bestimmte Meldungsperiode (Monat/Jahr) geltenden und mithin konsolidierten Gesamtwerte.

Zwar ist die E-Rechnung in Griechenland bisher nicht verpflichtend. Rein faktisch erfordert die Einreichung der entsprechenden E-Buchdaten jedoch, dass Steuerpflichtige die benötigten Rechnungsdaten (nicht die Rechnungen selbst) elektronisch bereitstellen.

Hier erfahren Sie mehr zur E-Rechnung in Griechenland (Artikel auf Englisch).

Ägypten: Verpflichtende E-Rechnung seit November 2020

Unter dem Schlagwort “Ägypten Vision 2030” verbirgt sich die langfristige Strategie zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung im Land am Nil. Dazu gehört auch die Einführung einer E-Rechnungspflicht.

Bereits im November 2020 wurde die erste Phase des E-Rechnungsprojektes eingeläutet. Auf Grundlage eines Beschlusses der nationalen Steuerbehörden wurden die 134 größten (bzw. bedeutendsten) Firmen des Landes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Mit Beginn der zweiten Phase im Februar 2021 wurde diese Verpflichtung auf weitere 347 Unternehmen ausgeweitet. Es wird erwartet, dass ab Mai 2021 schließlich alle großen ägyptischen Unternehmen unter die Pflicht zur elektronischen Rechnung fallen werden.

Besonders interessant: Die ägyptische E-Rechnung folgt dem so genannten “Unbedenklichkeitsmodell”. Hiernach ist eine Rechnung vor Versand an den Kunden zwingend im Voraus durch die Finanzverwaltung zu genehmigen. Auf diese Weise erhält der Fiskus umgehend (also in Echtzeit) Informationen zu den steuerlichen Verpflichtungen des Rechnungsausstellers. Das ägyptische Modell – welches seine Vorläufer in Südamerika hat – lässt damit zugleich gewisse Ähnlichkeiten zum italienischen Clearance-System erkennen. Technisch gesehen sind die ägyptischen E-Rechnungen im XML- oder JSON-Format zu erstellen. Dabei muss jede E-Rechnung digital signiert werden.

Hier erfahren Sie mehr zur E-Rechnung in Ägypten (Artikel auf Englisch).

Dieser Fachbeitrag wurde bereitgestellt von VeR-Mitglied SNI.