Verband elektronische Rechnung Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche
Die elektonische Rechnung wird Pflicht. Sind Sie bereit?

Die elektronische Rechnung wird Pflicht. Sind Sie bereit?

Die Zeichen stehen auf Veränderung

Viele Länder sind dabei, eine Pflicht für E-Rechnungen und elektronisches Reporting einzuführen – und auch in Deutschland rückt der Stichtag dafür immer näher. Hier geht es ab 2025 schrittweise los. Kein Wunder also, dass es dazu bei allen, die mit Rechnungen zu tun haben, einige Fragen gibt.

Aber wo stehen Unternehmen konkret? Was wissen sie zu den Regelungen und wie gut sind sie vorbereitet? Das wollte Coupa genauer wissen und hat 200 Rechnungsverantwortliche aus mittelständischen Unternehmen in Deutschland zur E-Rechnungspflicht befragt.

Die gute Nachricht zuerst: Mehr als drei Viertel der Befragten sagten, dass ihnen die bevorstehende Einführung dieser Pflicht bekannt sei. Doch 40 % von ihnen gaben auch an, dass die Vorbereitung darauf in ihren Unternehmen keinen allzu großen Stellenwert hat. Und die schlechte Nachricht: Fast ein Viertel der Verantwortlichen sind völlig ahnungslos und wissen nichts von den Veränderungen, die in naher Zukunft auf sie zukommen werden.

Eine positive Entwicklung für Unternehmen

Es gibt viele gute Gründe, die für E-Rechnungen sprechen, unter anderem mehr Effizienz, besseres Working-Capital-Management und Risikominimierung.

Das sehen auch viele Finanzverantwortliche ähnlich: 92 % der von Coupa befragten Personen finden die Vorschriften für E-Rechnungen grundsätzlich positiv. Als Hauptvorteile von elektronischen Rechnungen wurden die Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse und eine schnellere und sichere Abwicklung von Zahlungen genannt.

Noch große Lücken bei der Vorbereitung

Gerade einmal 16 % der Befragten sehen sich als gut gerüstet und gehen davon aus, dass sie die neuen gesetzlichen Regelungen schon heute einhalten können. Alle anderen bewerten noch, wo sie gerade stehen und welche Technologieoptionen es gibt, oder führen gerade erst eine technische Lösung ein. Überraschend in diesem Zusammenhang ist, dass nur 0,5 % überhaupt keine Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften sehen. Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass vielen nicht ganz klar ist, was eigentlich von ihnen verlangt wird und was „Compliance“ im Sinne der E-Rechnungspflicht konkret bedeutet.

Etwa drei Viertel der Befragten gehen davon aus, dass sie zum Stichtag in der Lage sein werden, die Vorschriften einzuhalten. Doch bei der konkreten Vorbereitung gibt es große Lücken, wie ein genauerer Blick zeigt. Denn obwohl ab Januar 2027 der Empfang elektronischer Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat wie XML verpflichtend sein wird, erfüllen derzeit gerade einmal 15,3 % der Rechnungen diese Vorgabe. Und 21,5 % der Unternehmen können aktuell gar keine Rechnungen in diesem Format empfangen. Ein ähnliches Bild zeigt sich beim Rechnungsversand: Bei 87,5 % der Befragten werden weniger als 30 % der Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat gesendet. 60 % der Rechnungen müssen sogar noch in irgendeiner Form manuell bearbeitet werden.

Auch Frankreich führt ab September 2026 die E-Rechnung verpflichtend ein. Und die dortigen Vorschriften werden aufgrund der engen wirtschaftlichen Zusammenarbeit mit unserem Nachbarland für 96,5 % der Unternehmen relevant sein, da fast ein Viertel der eingehenden Rechnungen aus Frankreich kommt. Umso besorgniserregender ist es, dass 23,5 % der Befragten nichts davon wussten, dass auch in anderen Ländern solche Vorschriften kommen werden. Das zeigt noch einmal, wie groß die Verwirrung bei diesem Thema ist – und wie hoch der Informationsbedarf.

Damit die Vorschriften eingehalten werden können, müssen Unternehmen selbst aktiv werden. Wichtig dabei ist, genug Zeit für die Vorbereitung einzuplanen, und auch die Ressourcen für den Kauf oder die Entwicklung von geeigneten Rechnungslösungen einzukalkulieren. 64,71 % der Befragten rechnen in diesem Zusammenhang mit Investitionen von mehr 115.000 Euro.

Die E-Rechnung kommt – gehen Sie mit!

Sie fragen sich, wann Sie in dieser Sache aktiv werden sollten? Die klare Antwort: genau jetzt! Schieben Sie das nicht auf die lange Bank, denn im schlimmsten Fall handeln Sie sich Geldbußen ein, weil Sie nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen auszustellen oder zu empfangen. Also warten Sie nicht länger und machen Sie jetzt den ersten Schritt!

 

Autor: Abigail Myers-Antiaye, Coupa Deutschland GmbH

Coupa unterstützt jedes Unternehmen – ob Fortune 1000 oder Superaccelerator – darin, seine Prozesse in Supply-Chain-Design und -Planung, in der Beschaffung, im Zahlungsverkehr und im Treasury auf einer einzigen, umfassenden, Cloud-basierten Plattform für das Business Spend Management zu vereinen. Mehr als 2.000 Kunden in der Coupa Community erzielen damit aus mehr als USD 2,3 Billionen verwalteter Ausgaben den maximalen Wert.

E-Rechnungs-Gipfel in Berlin: Countdown zur obligatorischen E-Rechnung

Kreuzlingen, April 2024 – Im 10. Jahr des E-Rechnungs-Gipfels ist es so weit: Die verpflichtende E-Rechnung für den B2B Bereich wird zum 1. Januar 2025 eingeführt. Es hat sich ein politischer Grundkonsens entwickelt, dass Deutschland in diesem Digitalisierungs-Feld mit den Nachbarländern mithalten sollte.

Die Formate und die übrigen Rahmenbedingungen sind nun klar und es kann mit der Umsetzung begonnen werden. Denn allein die Vorteile der Automatisierung des Bestell- und Rechnungsprozesses sprechen schon für sich. Folglich steht die Agenda des diesjährigen E-Rechnungs-Gipfels am 10. und 11. Juni 2024 in Berlin mit zahlreichen Best-Practices und Lösungsstrategien ganz im Zeichen der Umsetzung.

Einige Highlights aus der Agenda sind:

  • Brandaktuelle Marktstudie – Zahlen, Daten, Fakten: Neueste Entwicklung rund um die E-Rechnung weltweit und die Bedeutung für Deutschland von Marcus Laube CEO, billentis
  • Keynote – Wie Künstliche Intelligenz die Arbeitswelt und den Rechnungsprozess für immer revolutionieren wird mit Bilal Zafar
  • Strategie Panel – Die verpflichtende E-Rechnung kommt: Countdown aus Sicht der Wirtschaft moderiert von Stefan Groß, Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR)
  • Best-Practices von Deutsche Bahn, METRO und Adolf Würth

Begleitet wird die Tagung von einer umfangreichen Fachausstellung, die ausreichend Zeit und Raum gibt, sich zu informieren und zu diskutieren, um dann schnell ins “Doing” zu kommen.

Weitere Informationen unter www.e-rechnungsgipfel.de

VeR-Mitglied ecosio Was ist eine E-Rechnung und wie funktioniert diese?

Was ist eine E-Rechnung und wie funktioniert diese?

Die E-Rechnung, auch bekannt als elektronische Rechnung, gewinnt weltweit im Geschäftsumfeld an Bedeutung. Sie ermöglicht die automatisierte Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen erfordert die E-Rechnung keine manuellen Schritte und integriert sich nahtlos in die Systeme des Empfängers.

Während die EU-Richtlinie grundlegende Anforderungen an die E-Rechnung definiert, können steuerliche Gesichtspunkte je nach Land variieren.
In Deutschland wurde ein wichtiger Schritt Richtung E-Rechnungspflicht getan. Ab Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen können. Ab Januar 2028 wird das Ausstellen schließlich für alle zur Pflicht.

Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerung, schnellere Bearbeitungszeiten und verbesserte Archivierungsmöglichkeiten. Dennoch kann die Umstellung auf E-Rechnungen technisch und anfangs kostspielig sein. Unternehmen müssen verschiedene gesetzliche Anforderungen und technische Standards berücksichtigen, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen.

Die Herausforderungen der E-Rechnung liegen in den unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen und technischen Implementierungen in verschiedenen Ländern sowie in der korrekten Integration in die bestehenden Unternehmenssysteme. Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich zu gestalten.

Unterstützung von ecosio

Als erfahrener Service-Dienstleister im Bereich E-Rechnung kann ecosio Unternehmen dabei unterstützen, diese Herausforderungen zu bewältigen und eine nahtlose Integration sowie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

Weitere Informationen zur E-Rechnung gibt ecosio in dem Artikel Was ist eine E-Rechnung und wie funktioniert diese?”.

Open Graph: EPO Neumitglied

EPO Consulting GmbH ab sofort Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR)

SAP-Kompetenz für die VeR Verbandsgemeinschaft

München, April 2024 – Die in Wien ansässige EPO Consulting GmbH bietet maßgeschneiderte Softwarelösungen rund um die Themen SAP Integration, SAP Mobility und elektronische Rechnungslegung. Mit über zehn Jahren Erfahrung in diesen Gebieten liegt es nahe, dass EPO Consulting diese Kompetenz auch bei der Etablierung der elektronischen Rechnung in der DACH-Region einbringt. Deswegen hat sich das Unternehmen nun dem Verband elektronische Rechnung (VeR) angeschlossen. Die Verbandsgemeinschaft profitiert damit von der langjährigen Expertise in der Prozessoptimierung mit eigenentwickelter Software und Beratung.

„Als neues Mitglied des Fachverbandes für E-Invoicing VeR bringt EPO Consulting wertvolles Know-how mit innovativen und leistungsstarken Softwarelösungen in den Bereichen SAP Schnittstellen, SAP Mobility und SAP Zusatzlösungen ein“, freut sich Tim Roßky, Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR). „Der VeR hat mit EPO Consulting also einen starken Partner an seiner Seite, von dem die Verbandsmitglieder und deren Kunden profitieren können. Der Weg zur flächendeckenden Etablierung des elektronischen Rechnungsaustauschs in Deutschland ist klar und mit dem Gesetzesbeschluss zum Wachstumschancengesetz auch fixiert. Mit der Expertise im SAP Segment, die EPO Consulting mitbringt, ist der Verband für alle Szenarien gerüstet, die uns begegnen können – und werden.“

VeR-Neumitglied EPO Consulting spielt seine Kernkompetenz in der Entwicklung von kundenorientierten, benutzerfreundlichen und für verschiedenste Unternehmen etablierte Softwarelösungen aus, die innerhalb weniger Wochen in jedem SAP R/3 ECC oder S/4HANA System eingeführt werden können. Im Vordergrund steht dabei die Integration von SAP mit Non-SAP Systemen. Dies wird optimal durch den EPO Connector ohne Middleware direkt aus SAP ABAP ermöglicht. Mobile Lösungen für SAP können mit dem EPO Connector äußerst effizient angebunden werden. Die firmeneigenen mobilen Anwendungen für Freigabe, Instandhaltung und Inventur basieren auf neuester HTML5-Technologie und bringen den Kunden nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Dem Unternehmen zufolge sollte die Einführung der XRechnung in SAP ECC oder SAP S/4HANA mit einem Aufwand von wenigen Tagen ermöglicht werden, um den jeweiligen Fakturierungs- und Rechnungsverarbeitungsprozess zu verbessern.

Werner Kroiss, Geschäftsführer der EPO Consulting GmbH, freut sich auf die partnerschaftliche Zusammenarbeit im VeR: „Das ganze Team der EPO Consulting freut sich darauf, unsere Erfahrung im VeR als aktives Mitglied einzubringen. Es ist außerdem sehr aufregend, nun auch in Deutschland Teil der Gemeinschaft zu sein, die maßgeblich an der Einführung und Etablierung der elektronischen Rechnung beteiligt ist. Bereits in der Vergangenheit konnten wir bei unseren Kunden die Herausforderungen der Vorgaben und Maßnahmen der verpflichtenden E-Rechnung lösen. Die dabei gewonnenen Erfahrungen bringen wir nun in den Verband ein, um gemeinsam allen Kunden schnell und sinnvoll Unterstützung bieten zu können.“

Verpflichtende E-Rechnung für Deutschlands Wirtschaft kommt im nächsten Jahr

In vielen europäischen Ländern bereits etabliert, setzen sich vermehrt auch deutsche Unternehmen und Institutionen mit der Planung, der Ausgestaltung und dem Einsatz von digitalen Rechnungsaustauschprozessen auseinander. Damit folgen sie der europäischen ViDA-Vision und dem ähnlich gelagerten Ansinnen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF). Denn letzteres hat die Umstellung auf den verpflichtenden elektronischen Rechnungsaustausch für alle geschäftlichen Transaktionen deutscher Unternehmen im In- und Ausland ab dem Jahreswechsel 2024/25 nicht nur fest im Blick, sondern mit dem Wachstumschancengesetz auch bereits auf legislativer Ebene beschlossen.

Weitere Informationen zum Expertenverband VeR, seinen Mitgliedern und der E-Rechnung in Deutschland erhalten Sie unter www.verband-e-rechnung.org.

Zur Zeit stellt EPO Consulting als Unterstützung den E-Rechnungs-Viewer (derzeit noch erste Version) auf deren Webseite kostenlos zur visuellen Ansicht zur Verfügung. Einfach eine XML-Datei hochladen und ausprobieren. epoconsulting.com/erechnung-sap/e-rechnung-viewer

Ebenso kann die XRechnung wie mit dem KoSIT Validator vor dem Versand überprüft werden: epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator


VeR-Experten für Hintergrundgespräche oder Interviews

Gerne unterstützen die VeR-Experten Sie bei Ihrer redaktionellen Arbeit rund um die ViDA-Initiative der EU, die Auswirkungen des Wachstumschancengesetzes (WCG) auf den elektronischen Rechnungsaustausch und dessen Bedeutung für ein digitales Meldesystem zur Umsatzsteuer in Deutschland. Wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage einfach an:

Wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage einfach an:

Björn Berensmann, VeR-Pressereferent
E-Mail: presse@verband-e-rechnung.org
Telefon: 089 95 45 754 51


 

Werner Kroiss
Geschäftsführer, EPO Consulting GmbH

 

 

 

 

Portraitbild Tim Roßky, VeR

 

Tim Roßky
Vorstandsmitglied, Verband elektronische Rechnung (VeR)

 

 

 

 

 


Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)

Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner mehr als 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können.

Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

Über EPO Consulting GmbH

Die EPO Consulting GmbH wurde 2003 in Wien gegründet. EPO steht für Elektronische Prozesse und Organisation. Das Unternehmen unterstützt Kunden bei deren Prozessoptimierung mit eigenentwickelter Software und Beratung. Im Jahr 2005 erfolgte die erste SAP Zertifizierung des EPO Connectors. EPO Consulting bietet seinen Kunden innovative und leistungsstarke Softwarelösungen in den Bereichen SAP Schnittstellen, SAP Mobility und Zusatzlösungen zu SAP. Ziel ist es, bei der Entwicklung von kundenspezifischen Lösungen die Einfachheit, Stabilität und Zukunftssicherheit in den Fokus zu bringen. Hier spielt EPO Consulting seine Kernkompetenz in der Entwicklung von kundenorientierten, benutzerfreundlichen und für alle Unternehmen kostengünstigen Softwarelösungen aus. Im Vordergrund steht dabei die Integration von SAP mit Non-SAP Systemen. Dies wird optimal durch den EPO Connector ohne Middleware direkt aus SAP ABAP ermöglicht. Mobile Lösungen für SAP können mit dem EPO Connector ebenfalls äußerst effizient angebunden werden. Die firmeneigenen mobilen Anwendungen für SAP ERP und SAP CRM basieren auf neuester HTML5 Technologie und bringen den Kunden nachhaltige Wettbewerbsvorteile.

Kontakt:

EPO Consulting GmbH
Manfred Trojan, Technical Assistant & Sales Manager
Ungargasse 64-66/2/208
A-1030 Wien

Tel: +43 670 404 93 30
E-Mail: manfred.trojan@epoconsulting.com
Web: www.epoconsulting.com

VeR-Mitglied ecosio über die xRechnung

Alles über XRechnung und die notwendigen Schritte zur Umsetzung

Die XRechnung hat im Zuge der Standardisierung einen umfangreichen Entwicklungsprozess durchlaufen und ist mittlerweile zu einem essenziellen Bestandteil des elektronischen Rechnungswesens geworden. Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind öffentliche Auftraggeber in Europa dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die grundlegenden Anforderungen hierfür werden durch die EN 16931 definiert, während nationale Spezifikationen wie die deutsche CIUS XRechnung zusätzliche Kriterien festlegen.

Einheitlicher Standard mit vielen Vorteilen

Die schrittweise Einführung der XRechnung bei deutschen Behörden ist in vollem Gange, wobei ab dem 27.11.2020 alle Rechnungen, die an Behörden gerichtet sind, im XRechnung-Format übermittelt werden müssen. Dieser Standard bietet einheitliche Richtlinien und Vorteile sowohl für Auftraggeber als auch -nehmer. Die Gesetzgebung unterstützt den Einsatz der XRechnung, um die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung zu steigern.

Dienstleister wie ecosio bieten spezielle Lösungen zur Erstellung und Übermittlung von XRechnungen an, die es Unternehmen ermöglichen, die Anforderungen des Standards zu erfüllen.

Es ist daher ratsam, frühzeitig Maßnahmen zur Umsetzung zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen rechtzeitig erfüllt wird.

Weitere Informationen zur XRechnung können Sie in dem Artikel Alles über XRechnung und die notwendigen Schritte zur Umsetzung von ecosio lesen.