Die elektronische Rechnung wird Pflicht. Sind Sie bereit?
Die Zeichen stehen auf Veränderung
Viele Länder sind dabei, eine Pflicht für E-Rechnungen und elektronisches Reporting einzuführen – und auch in Deutschland rückt der Stichtag dafür immer näher. Hier geht es ab 2025 schrittweise los. Kein Wunder also, dass es dazu bei allen, die mit Rechnungen zu tun haben, einige Fragen gibt.
Aber wo stehen Unternehmen konkret? Was wissen sie zu den Regelungen und wie gut sind sie vorbereitet? Das wollte Coupa genauer wissen und hat 200 Rechnungsverantwortliche aus mittelständischen Unternehmen in Deutschland zur E-Rechnungspflicht befragt.
Die gute Nachricht zuerst: Mehr als drei Viertel der Befragten sagten, dass ihnen die bevorstehende Einführung dieser Pflicht bekannt sei. Doch 40 % von ihnen gaben auch an, dass die Vorbereitung darauf in ihren Unternehmen keinen allzu großen Stellenwert hat. Und die schlechte Nachricht: Fast ein Viertel der Verantwortlichen sind völlig ahnungslos und wissen nichts von den Veränderungen, die in naher Zukunft auf sie zukommen werden.
Eine positive Entwicklung für Unternehmen
Es gibt viele gute Gründe, die für E-Rechnungen sprechen, unter anderem mehr Effizienz, besseres Working-Capital-Management und Risikominimierung.
Das sehen auch viele Finanzverantwortliche ähnlich: 92 % der von Coupa befragten Personen finden die Vorschriften für E-Rechnungen grundsätzlich positiv. Als Hauptvorteile von elektronischen Rechnungen wurden die Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse und eine schnellere und sichere Abwicklung von Zahlungen genannt.
Noch große Lücken bei der Vorbereitung
Gerade einmal 16 % der Befragten sehen sich als gut gerüstet und gehen davon aus, dass sie die neuen gesetzlichen Regelungen schon heute einhalten können. Alle anderen bewerten noch, wo sie gerade stehen und welche Technologieoptionen es gibt, oder führen gerade erst eine technische Lösung ein. Überraschend in diesem Zusammenhang ist, dass nur 0,5 % überhaupt keine Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften sehen. Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass vielen nicht ganz klar ist, was eigentlich von ihnen verlangt wird und was „Compliance“ im Sinne der E-Rechnungspflicht konkret bedeutet.
Etwa drei Viertel der Befragten gehen davon aus, dass sie zum Stichtag in der Lage sein werden, die Vorschriften einzuhalten. Doch bei der konkreten Vorbereitung gibt es große Lücken, wie ein genauerer Blick zeigt. Denn obwohl ab Januar 2027 der Empfang elektronischer Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat wie XML verpflichtend sein wird, erfüllen derzeit gerade einmal 15,3 % der Rechnungen diese Vorgabe. Und 21,5 % der Unternehmen können aktuell gar keine Rechnungen in diesem Format empfangen. Ein ähnliches Bild zeigt sich beim Rechnungsversand: Bei 87,5 % der Befragten werden weniger als 30 % der Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat gesendet. 60 % der Rechnungen müssen sogar noch in irgendeiner Form manuell bearbeitet werden.
Auch Frankreich führt ab September 2026 die E-Rechnung verpflichtend ein. Und die dortigen Vorschriften werden aufgrund der engen wirtschaftlichen Zusammenarbeit mit unserem Nachbarland für 96,5 % der Unternehmen relevant sein, da fast ein Viertel der eingehenden Rechnungen aus Frankreich kommt. Umso besorgniserregender ist es, dass 23,5 % der Befragten nichts davon wussten, dass auch in anderen Ländern solche Vorschriften kommen werden. Das zeigt noch einmal, wie groß die Verwirrung bei diesem Thema ist – und wie hoch der Informationsbedarf.
Damit die Vorschriften eingehalten werden können, müssen Unternehmen selbst aktiv werden. Wichtig dabei ist, genug Zeit für die Vorbereitung einzuplanen, und auch die Ressourcen für den Kauf oder die Entwicklung von geeigneten Rechnungslösungen einzukalkulieren. 64,71 % der Befragten rechnen in diesem Zusammenhang mit Investitionen von mehr 115.000 Euro.
Die E-Rechnung kommt – gehen Sie mit!
Sie fragen sich, wann Sie in dieser Sache aktiv werden sollten? Die klare Antwort: genau jetzt! Schieben Sie das nicht auf die lange Bank, denn im schlimmsten Fall handeln Sie sich Geldbußen ein, weil Sie nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen auszustellen oder zu empfangen. Also warten Sie nicht länger und machen Sie jetzt den ersten Schritt!
Autor: Abigail Myers-Antiaye, Coupa Deutschland GmbH
Coupa unterstützt jedes Unternehmen – ob Fortune 1000 oder Superaccelerator – darin, seine Prozesse in Supply-Chain-Design und -Planung, in der Beschaffung, im Zahlungsverkehr und im Treasury auf einer einzigen, umfassenden, Cloud-basierten Plattform für das Business Spend Management zu vereinen. Mehr als 2.000 Kunden in der Coupa Community erzielen damit aus mehr als USD 2,3 Billionen verwalteter Ausgaben den maximalen Wert.
