Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht
Neuer Gesetzesentwurf des BMI soll elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen regeln
Berlin/München – Mit Datum vom 1. Juli 2016 wurde der Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen veröffentlicht.
Der vom Bundesministerium des Inneren (BMI) vorgelegte Entwurf soll die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umsetzen und damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den – zukünftig obligatorischen – Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber schaffen.
Gesetzesentwurf mit weitreichenden Folgen für Unternehmen
Was sich zunächst nur wie eine bürokratische Neuerung für die öffentliche Verwaltung anhört, lässt auch viele kleine, mittelständische und große Unternehmen aufhorchen. Denn demnach darf der Aussteller einer elektronischen Rechnung künftig nur erwarten, dass diese von der öffentlichen Verwaltung (bzw. den sonstigen im Gesetz genannten Auftraggebern) akzeptiert wird, wenn seine Rechnung sämtliche relevante Daten zumindest auch in strukturierter Form vorhält.
Die Neuregelung sieht zudem vor, dass die Bundesregierung künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf
- die elektronische Rechnungsstellung,
- das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie
- die Verbindlichkeit der elektronischen Form
regeln kann. Ein Entwurf für eine solche Verordnung liegt derzeit jedoch noch nicht vor.
Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht
Der nun vorgelegte Gesetzesentwurf des BMI geht in einem wichtigen Punkt deutlich über die Vorgaben aus Brüssel hinaus. Denn die EU-Richtlinie regelt lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den sogenannten “oberschwelligen” Vergabebereich. Der Gesetzesentwurf des BMI bezieht dagegen alle Rechnungen, d. h. unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags, in seinen Anwendungsbereich ein.
Ein Ansatz, der vor allem vielen Unternehmen zugutekommen dürfte, wie Steuerberater und VeR-Vorsitzender Stefan Groß bestätigt: “Ohne diese Präzisierung wäre die Form der Rechnungsstellung von einer vorherigen Prüfung des Auftragswertes abhängig – und damit wenig praktikabel.” Sollte der Vorschlag des BMI übernommen werden, bestünde dagegen eine einheitliche, betragsunabhängige Verpflichtung zur E-Rechnung. Und damit deutlich mehr (Rechts-)Sicherheit auf Seiten der Rechnungssteller.
Einheitliche Definition des Begriffs “elektronische Rechnung”
Hier führt der Gesetzesentwurf aus, dass lediglich solche Rechnungen erfasst werden sollen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.
Reine Bilddateien, wie etwa die meisten der heutzutage im PDF-Format verschickten Rechnungen, würden einer solchen Definition nicht entsprechen. Zu Recht, wie VeR-Experte Groß erklärt: “Der größte Vorteil des elektronischen Rechnungsaustausches liegt bekanntlich in der Möglichkeit, Rechnungsverarbeitungsprozesse digital zu automatisieren.” Reine Bilddateien behindern diesen Ansatz – oder führen sogar zu Mehraufwand. Etwa dann, wenn eingehende PDF-Rechnungen zur Weiterverarbeitung erfasst oder ausgedruckt werden (müssen).
Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD erfüllen dagegen die Maßgaben des Gesetzesentwurfes vollumfänglich, vorausgesetzt, sie stellen neben der grafischen Rechnungskomponente auch alle benötigten Daten in strukturierter Form (etwa als XML-Datensatz) bereit.
Planspiel soll Machbarkeit der Gesetzesvorgaben im Vorfeld validieren
In einem korrespondierenden Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats unter der Federführung des BMI und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), soll zudem ein Planspiel zur Mach- und Umsetzbarkeit der gesetzlichen Vorgaben sowie des geplanten Standards XRechnung durchgeführt werden. Das Fundament hierfür bildet eine vom VeR bereitgestellte Plattform, über die der Austausch elektronischer Rechnungen simuliert wird und an die eine Vielzahl von Subjekten aus Wirtschaft und Verwaltung angebunden werden können.
So sollen bereits im Vorfeld der Einführung die zu übermittelnden Inhalte und die zugrundeliegenden Formate auf ihre Praxistauglichkeit getestet werden. Die Berücksichtigung unterschiedlichster, am Geschäftsprozess beteiligter Akteure soll zudem die Akzeptanz für die Einführung des neuen E-Rechnungsstandards bei allen Anwendern aus Wirtschaft, Mittelstand und Verwaltung fördern.
Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt positive Wirkung des Gesetzesentwurfs
“Als Sprachrohr der E-Invoicing-Branche freuen wir uns über die aktuelle Initiative des BMI und den damit verbundenen Auftrieb für den kosten- und ressourcensparenden Austausch von Rechnungen in elektronischer Form”, bestätigt VeR-Verbandsvorsitzender Stefan Groß. Denn leider befindet sich der öffentliche Sektor in Sachen “E-Invoicing” hierzulande noch immer in einer Art “Dornröschenschlaf” – ganz im Gegensatz zu europäischen Nachbarn wie Österreich, Italien oder der Schweiz.
Ein Umstand, durch welchen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland jährlich Einsparungen in mehrstelliger Millionenhöhe entgehen.