Steuervereinfachungsgesetz: Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. empfiehlt strukturierten Rechnungsversand

Nach Veröffentlichung des BMF-Anwendungsschreiben zum neuen Gesetz erwartet die Fachorganisation einen Anschub beim elektronischen Rechnungsversand

31.07.2012 – Lange war es erwartet worden: Anfang Juli 2012 hat das Bundesministerium der Finanzen sein Anwendungsschreiben zur künftigen Regelung des elektronischen Rechnungsversands veröffentlicht. Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 war bereits Ende letzten Jahres rückwirkend zum 1. Juli 2011 verabschiedet worden. Aus ihm ergeben sich deutliche Erleichterungen beim Versand elektronischer Rechnungen. Der Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. begrüßt die neue Rechtslage. Insbesondere aus der Möglichkeit künftig auch strukturierte Daten vereinfacht auszutauschen  sind schlankere Prozesse sowie klare Einsparungen im Geschäftsverkehr zu erwarten. In Kürze wird der Verband entsprechende Checklisten und Leitfäden für den künftigen Rechnungsversand bereitstellen.

Die Gefahr einer möglichen Versagung des Vorsteuerabzugs war bislang der größte Hemmschuh für den einfachen Versand Rechnungen. Möglich war der Abzug insoweit nur bei qualifizierter elektronischer Signatur oder per EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen. Das ändert sich nun: Die Neufassung des § 14 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 vereinfachen die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen rückwirkend zum 1. Juli 2011 deutlich. Das bedeutet: Auch per E-Mail übermittelte Rechnungen berechtigen nun zum Vorsteuerabzug.

Die Finanzverwaltung fordert, dass wie bei Papier-, auch bei elektronischen Rechnungen Folgendes gewährleistet sein muss: Echtheit der Herkunft (Authentizität), Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und Lesbarkeit der Rechnung. Künftig, so der Kern des neuen Gesetzes, genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, welches einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt. 

Steuerberater Stefan Groß, Partner der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner und Leiter des Arbeitskreises Qualität, Steuern und Recht beim VeR: „Gemeint ist damit letztlich die klassische Rechnungseingangsprüfung. Dabei ist die Ausgestaltung im Detail den Unternehmen selbst überlassen.“ 

Der Verband elektronische Rechnung Deutschland e.V. begrüßt diese Neuregelungen. Sie stehen für Bürokratieabbau und sind auch im Zusammenhang mit der jüngst von der EU beschlossenen Einführung eines europaweiten E-Procurement von Bedeutung. Der nächste logische Schritt wäre nun eine Rechnungstaxonomie, die über einen standardisierten Austausch strukturierter Daten die Prozesse – insbesondere auf Seiten des Rechnungsempfängers – einer weiteren Automatisierung zugänglich macht.

VeR-Vorstand Marcus Laube: „Es ist aber nicht damit getan, dass jeder Rechnungsversender nun einfach ein PDF verschickt. Das neue Gesetz ermöglicht nun noch mehr Varianten, den Rechnungsversand elektronisch und zugleich einfach zu gestalten. Wir empfehlen generell den Versand von PDF und Datensatz. Auf diese Weise kommen die Rechnungsdaten beim Empfänger strukturiert an und er kann sie viel schneller weiterverarbeiten.“ Für die Versender muss dies nicht aufwändig sein: Der Markt bietet heute viele günstige Lösungen zur Erstellung von Datensätzen – als Software oder als Service über einen Dienstleister. Derzeit erarbeitet der Verband gesetzesbegleitende Checklisten und Leitfäden für Unternehmen. Darin erfahren diese, was sie beim Rechnungsversand und -empfang beachten müssen. 

Im Zuge der gesetzlichen Neuregelungen wird sich der VeR für eine entsprechende Standardisierung einsetzen und diese mit den maßgeblichen Interessensgruppen weiter vorantreiben. Hierzu ist er im Forum elektronische Rechnungen Deutschland (FeRD) aktiv, in dem auch verschiedene Ministerien involviert sind. Marcus Laube: „So haben wir einen direkten Draht zu den Entscheidern auf Regierungsebene und können unsere Expertise beim Thema elektronischer Rechnungsaustausch einbringen.“

VeR und VOI kooperieren zur CeBIT 2012

Führende Branchenverbände informieren gemeinsam auf der CeBIT zum elektronischen Rechnungsaustausch

06.02.2012 – Der Verband elektronische Rechnung e. V. (VeR) und der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. werden auf der CeBIT 2012 gemeinsam die Besucher umfassend zum Thema E-Invoicing informieren.

Dies haben die beiden Vorstände beschlossen. Demnach werden auf dem ECM-Forum des VOI (Halle 3, Stand D34) Mitglieder des VeR am 7. März 2012 ab 15.30 Uhr im Rahmen von vier Vorträgen Grundlagenwissen, Nutzen und wichtige Aspekte des elektronischen Rechnungsaustausches vermitteln. Dazu ergänzend werden die Mitglieder des VOI in zusätzlichen Vorträgen Interessenten mit weiteren Informationen unterstützen.

Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI sagt: „Wir freuen uns sehr, dass wir den VeR an unserem VOI-Stand begrüßen dürfen und der Verband mit seinem Know-how unser ECM-Forum bereichert.“ Marcus Laube, Vorstandsmitglied des VeR ergänzt: „Das ECM-Forum des VOI ist für uns eine hervorragende Plattform, die CeBIT-Besucher über E-Invoicing zu informieren.“ 

E-Invoicing gewinnt national wie auch international zunehmend an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen profitieren von den Vorteilen, die der elektronische Austausch von Rechnungsdaten bietet. Für Besucher der CeBIT, die sich darüber informieren wollen, wie sie den elektronischen Rechnungsaustausch in ihrem Unternehmen einführen können, bietet das ECM-Forum des VOI gleich mehrere Gelegenheiten: So wird sich der Fachverband VeR als das „Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft“ aktiv am Mittwoch, den 7. März 2012 nachmittags aktiv in das Programm einbringen. 

Den Einführungsvortrag „Quo vadis Elektronische Rechnung – Chancen und Potenziale“ hält um 15.30 Uhr Dr. Donovan Pfaff von der bonpago GmbH. Daran schließt um 16.00 Uhr Marcus Laube von der crossinx GmbH an mit einem Vortrag zum Thema „Nationales und internationales Roaming – Mit einer Schnittstelle die Netzwerke aller Anbieter nutzen?“ Ab 16.30 Uhr erläutert Andreas Thonig, Ariba Deutschland GmbH, den Zusammenhang „E-Invoicing 2.0 – Business Collaboration“, bevor dann um 17.00 Uhr abschließend Klaus Tenderich von der Basware GmbH die CeBIT-Besucher über „E-Invoicing – Recht und Praxis“ informiert.

Die Vorträge der VeR-Experten ergänzen Referenten aus den Reihen des VOI, unter anderem am 6. März ab 12.00 Uhr Oliver Berndt, B&L Management Consulting GmbH, zum Thema „Vorgehensweise bei der Einführung elektronischer Rechnungen bei Sender und Empfänger“. Konkret in die Praxis geht es am 6. März ab 11.30 Uhr. Da beschreibt Christian Fink von der BwFuhrparkService GmbH, wie sein Unternehmen die elektronische Rechnungsverarbeitung bereits umgesetzt hat. Am 9. März schließlich erläutert ab 14.00 Uhr Stefan Groß von Peters, Schönberger & Partner die neue Rechtslage zur elektronischen Rechnung und ab 14.30 Uhr gibt Dr. Dietmar Weiß, DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung, einen Überblick zum Status quo der Eingangsrechnungsbearbeitung auf internationaler Ebene.

Der Besuch des ECM-Forums vom VOI ist kostenlos und erfordert keine vorherige Anmeldung. Das komplette Vortragsprogramm steht unter www.voi.de zur Verfügung.

Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011

05.07.2012 – Durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuerverein-achungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden.

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert. Nunmehr können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

VeR befürchtet nationale und EU-weite Rechtsunsicherheit

Verband elektronische Rechnung (VeR) kommentiert Entwurf für Steuervereinfachungsgesetz

09.02.2011 – Die Bundesregierung hat am 2. Februar 2011 einen Entwurf für ein Steuervereinfachungsgesetz beschlossen. Er sieht unter anderem vor, dass für elektronische Rechnungen künftig weder eine qualifizierte Signatur noch das EDI-Verfahren erforderlich sind – gültig für alle Umsätze nach dem 30. Juni 2011. Der VeR befürchtet, dass diese Gesetzesänderung ohne gleichzeitige klare Definition von alternativen Prüfprozessen für den elektronischen Rechnungsaustausch  zu rechtlicher Unsicherheit führen wird – sowohl national als auch auf EU-Ebene.

Der Gesetzentwurf knüpft an die EU-Vorgabe zur Neuregelung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie aus dem Juli 2010 an. Kernstück der EU-Regelung ist die rechtliche Gleichstellung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform. In Deutschland sollen nun ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen, die etwa per E-Mail, als PDF- oder Textdatei übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Unternehmer müssen aber weiterhin die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung gewährleisten. Hier fordert der Gesetzentwurf  „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, die einen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und der dazugehörigen Leistung herstellen.

Der Gesetzentwurf verpflichtet die Unternehmer allerdings nicht, das eingesetzte Kontrollverfahren zu dokumentieren. „Wir empfehlen jedoch Unternehmen, den Prüfprozess zeitnah zu dokumentieren – sonst kann es im Falle einer späteren Betriebsprüfung schwer werden, eine gesetzeskonforme Rechnungsprüfung nachzuweisen“, bemerkt VeR-Vorstandsmitglied Achim Kauffmann. Die Dokumentation ist insbesondere wichtig, da der Prüfprozess für die gesamte Dauer der Archivierungspflicht von zehn Jahren nachgewiesen werden muss. Zudem muss im Falle einer Umsatzsteuerprüfung der Datenzugriff ad hoc gewährt werden.

Die Änderungen zur elektronischen Rechnung sollen laut Nationalem Normenkontrollrat vier Milliarden Euro Entlastung für die Unternehmen bringen. Hier ist aber zu bedenken, dass dieses Einsparpotenzial voraussichtlich nur ausgeschöpft werden kann, wenn der Rechnungsempfänger strukturierte Daten automatisch weiterverarbeiten kann. Eine einfache E-Mail-Rechnung hingegen senkt zwar die Kosten für Papier, Porto und Druck, erfordert aber beim Empfänger gegebenenfalls eine manuelle Auswertung der Inhalte der PDF-Datei.

Positiv bemerkt der VeR, dass der Gesetzgeber die bislang zulässigen Verfahren –  elektronische Signatur und EDI-Verfahren – als beispielhafte Verfahren nennt, um Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit von elektronischen Rechnungen sicher zu stellen. Gerade EU-weit tätige Unternehmen werden nach Ansicht des VeR Lösungen für den elektronischen Rechnungsaustausch benötigen, die in allen EU-Mitgliedsstaaten gelten. Während die beiden bewährten Verfahren standardisiert sind, werden sich die anderen Kontrollverfahren nur schwer europaweit vereinheitlichen lassen. „Die fehlende Standardisierung der Kontrollverfahren innerhalb der EU wird zwangsläufig zu Rechtsunsicherheit führen“, prognostiziert Kauffmann.

VeR engagiert sich in nationalen und europäischen Gremien für E-Invoicing

Verband für elektronische Rechnung (VeR) unterstützt Ziel der EU-Kommission: Bis 2020 sollen Papierrechnungen verschwinden

06.12.2010 – Die Europäische Kommission will sich dafür einsetzen, dass bis zum Jahr 2020 die elektronische Rechnung die vorherrschende Fakturierungsmethode ist. In einer Mitteilung hat die EU-Kommission die Vorteile der papierlosen Rechnung betont: geringere Druck- und Portokosten, schnellere Zahlungen und eine niedrigere Fehlerquote. Damit diese Vorteile erreicht werden können, müssen Geschäftspartner laut EU strukturierte Datenformate statt nur PDF-Dateien oder Bilddateien austauschen. Um die Einführung der elektronischen Rechnung voranzutreiben, hat die Kommission ein Bündel an konkreten Maßnahmen vorgestellt. Der VeR engagiert sich auf nationaler und europäischer Ebene für die Verbreitung der elektronischen Rechnung und unterstützt aktiv die Zielsetzung der EU-Kommission.

Die EU-Kommission will technische und rechtliche Rahmenbedingungen schaffen, die den einfachen Austausch elektronischer Rechnungsdaten ermöglichen. „In einer unabhängigen Expertengruppe, die von der EU eingesetzt wurde, haben wir die Grundlagen für die jetzt vorgeschlagenen Maßnahmen erarbeitet“, sagt Marcus Laube, Vorstandsmitglied des VeR. Ein wichtiger technischer Aspekt für die maximale Verbreitung von E-Invoicing ist ein Roaming-Standard. Der VeR hat für seine Mitglieder bereits einen solchen Standard entwickelt, mit dem verschiedene

E-Invoicing-Dienstleister reibungslos Rechnungsdaten austauschen können. „Damit haben wir in Europa eine Vorreiterrolle übernommen“, ergänzt Laube.

Eines der Hauptziele der EU-Kommission ist die Förderung eines Standard-Datenmodells für elektronische Rechnungen. Ein einheitliches Datenmodell ermöglicht einen fehlerfreien Datenaustausch. Das Europäische Komitee für Normung  (CEN) wird im nächsten Jahr Leitlinien für die Standardisierung des von der EU empfohlenen Datenformats erarbeiten. Neben der Definition der technischen Standards spielt auch die Harmonisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen eine große Rolle: Mit der neuen EU-Richtlinie, die zum 1.1.2013 in Kraft tritt, wurde hier zwar ein erster Schritt von der EU-Kommission vollzogen, der VeR sieht aber noch weiteren Handlungsbedarf im Hinblick auf einen konkreten, allgemein verständlichen und von allen EU-Mitgliedsstaaten akzeptierten rechtlichen Rahmen.

Der VeR unterstützt aktiv die Arbeit des CEN. Der VeR-Vorstandsvorsitzende Hubert Hohenstein leitet in Brüssel einen Arbeitskreis des CEN, der sich damit beschäftigt, den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen den Dienstleistern auf internationaler Ebene zu vereinfachen. Darüber hinaus treibt der VeR das Thema Datenstandard auch intern voran. Ein verbandsinterner Arbeitskreis prüft, ob das empfohlene Datenformat als Standard zwischen den Verbandsmitgliedern zum Einsatz kommen kann.

Um die Maßnahmen zur Förderung von E-Invoicing zu koordinieren und voranzutreiben, hat die EU-Kommission den Beschluss gefasst, für drei Jahre ein europäisches Stakeholder-Forum einzusetzen. Gleichzeitig werden die EU-Mitgliedsstaaten gebeten, nationale Stakeholder-Foren einzurichten. In Deutschland wurde im März 2010 bereits das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gegründet. „Wir sind Gründungsmitglied des FeRD, in dem die wichtigsten Dachverbände und die Bundesministerien in Arbeitsgruppen aktiv sind. Das FeRD ist ein schlagkräftiges Gremium, das sich erfolgreich für die Verbreitung von E-Invoicing einsetzt“, erklärt Laube.

VeR sieht Regelung zum Wegfall der Signaturpflicht kritisch

Verband für elektronische Rechnung (VeR) kommentiert Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie

12.08.2010 – Der EU-Ministerrat hat am 13. Juli 2010 eine Neuregelung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie beschlossen. Kernstück dieser Reform ist eine Gleichbehandlung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen in Papierform. Der VeR begrüßt die rechtliche Gleichstellung, da sie den elektronischen Rechnungsaustausch vereinfacht und damit seine Verbreitung fördert. Allerdings sieht der Verband die neuen Bestimmungen zum Wegfall der Signaturpflicht kritisch. Sie könnten in Unternehmen zur Unsicherheit bei der Umsetzung des elektronischen Datenaustauschs führen.

Bisher galt die Regelung, dass die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) einer Rechnung durch eine qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) sichergestellt werden müssen. Ab 01.01.2013 entfällt die Pflicht zur elektronischen Signatur. In Zukunft können Unternehmen mit Hilfe geeigneter Kontrollmechanismen die Authentizität, die Integrität und die Lesbarkeit der Rechnung vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungs­dauer gewährleisten. Dabei sind alle Verfahren zulässig, die über Prüfpfade die Verknüpfung zwischen einer Rechnung und der dazugehörigen Lieferung beziehungsweise Dienstleistung herstellen.

Ich bin eine H3

Der VeR beurteilt als positiv, dass die Anforderungen für Papierrechnungen und für elektronische Rechnungen nun identisch sind, was eine rechtliche Gleichstellung bedeutet. Dies ist nach Ansicht des Verbandes ein wichtiger Schritt, um die Akzeptanz des elektronischen Rechnungsaustauschs zu erhöhen. Nach dem Wegfall der Signaturpflicht können Unternehmen auch andere Technologien nutzen, um Rechnungsdaten elektronisch auszutauschen, was grundsätzlich zu begrüßen ist.

Allerdings bemerkt der VeR kritisch, dass der EU-Beschluss nicht näher definiert, welchen Anforderungen diese Kontrollverfahren genügen müssen. „Es fehlen konkrete Aussagen darüber, welche Verfahren rechtssicher sind – dies kann Unternehmen leicht verunsichern“, bemerkt VeR-Vorstandsmitglied Marcus Laube.

Der Verband begrüßt deshalb, dass die neue Richtlinie die bislang vorgeschriebenen Verfahren – elektronische Signatur und EDI – als geeignete Technologien nennt, um Authentizität und Integrität von elektronischen Rechnungen sicher zu stellen. „Damit macht der Gesetzgeber klar, dass die qualifizierte elektronische Signatur ein anerkanntes und sicheres Verfahren darstellt, das auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird“, erklärt Laube.

Die Neuregelung berücksichtigt die Tatsache, dass nicht jedes Unternehmen in der Lage ist, technisch aufwändige Kontrollmechanismen einzurichten, um den gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch zu genügen. Diese Unternehmen können weiterhin das Signaturverfahren einsetzen. Marcus Laube betont: „Der EU-Ministerrat trägt damit dem berechtigten Interesse der Unternehmen nach Investitionssicherheit Rechnung.“

Die Mitgliedsstaaten müssen die neue Richtlinie bis zum 31.12.2012 umsetzen, damit die neuen Regelungen ab 01.01.2013 EU-weit in Kraft treten können.